La documentation moderne des chantiers avec un journal de chantier

L'une des principales causes des défauts et dommages dans la construction est le niveau élevé de stress des superviseurs.

Les raisons de ceci incluent, entre autres, le fait que les outils pour une documentation efficace des processus sur le chantier et pour la communication entre les parties impliquées ne sont pas utilisés, ou du moins pas correctement.

Le processus de construction devient de plus en plus complexe, il y a davantage de parties impliquées et plus de réglementations à respecter, ce qui a entraîné une augmentation drastique du besoin de documentation et de communication. Également au niveau des bureaux d'architecture et d'ingénierie, un réseau dense d'exigences réglementaires et contractuelles nécessite un niveau d'administration de plus en plus élevé.

Bon nombre de ces tâches sont liées à la documentation des chantiers, telles que les rapports quotidiens des superviseurs, les rapports de retard, les rapports d'obstacles, les mises à jour des plans de construction et les rapports d'avancement. Elles entraînent souvent beaucoup de paperasserie, dont l'organisation exige un haut degré de discipline et devient rapidement ingérable.

De plus, l'effort requis pour traiter ces tâches prend désormais tellement de temps que les tâches initiales, telles que la coordination et le contrôle de la qualité, ne peuvent plus être effectuées correctement. Le résultat est une augmentation des défauts dans les travaux de construction, ce qui entraîne des dommages économiques pour toutes les parties impliquées.

Mais la documentation du processus de construction est un travail de routine qui est prédestiné à être soutenu par des programmes numériques, car de nombreux processus récurrents peuvent être automatisés. Cependant, la méthode la plus courante pour tenir un journal de chantier est l'entrée manuscrite sur des formulaires préimprimés, ce qui implique une répétition chronophage.

Car une grande partie du contenu d'un rapport quotidien doit être réécrite chaque jour, car elle est souvent identique à celle du jour précédent ou ne diffère que légèrement. L'utilisation de solutions logicielles modernes peut simplifier et accélérer la documentation des chantiers et réduire la surcharge et le stress des superviseurs grâce à une efficacité accrue.

De plus, une augmentation supplémentaire de l'efficacité peut être obtenue en utilisant des applications pour smartphones, avec lesquelles les rapports de construction quotidiens peuvent être saisis directement lors de l'inspection du chantier.

L'architecte superviseur de la construction est tenu de tenir un journal de chantier.

Tenir le journal de chantier est l'une des obligations du chef de chantier envers le client, de sorte que le client a le droit de réduire les honoraires s'il ne le fait pas (en Europe).

Le journal de chantier sert les intérêts du client et vise à enregistrer de manière fiable le travail, les livraisons et les activités des différents entrepreneurs, le déploiement du personnel et les conditions de travail sur le chantier. De plus, le journal de chantier est une preuve importante en cas de litiges.

Remplir un journal physique sur papier ?

L'importance du journal de chantier passe au second plan face aux problèmes aigus sur le chantier qui nécessitent constamment des solutions immédiates. De plus, écrire le journal de chantier est également une activité plutôt monotone dans laquelle les processus récurrents doivent être notés à plusieurs reprises.

Cependant, la plupart des superviseurs de construction utilisent encore des tableaux d'écriture préformatés pour leur journal de chantier, dans lesquels les données récurrentes (par exemple, le nom de l'entreprise, le nombre de travailleurs sur le chantier, les noms des entreprises de construction) doivent être resaisies lors de chaque inspection du chantier, même si elles sont identiques à celles du jour précédent ou ne diffèrent que légèrement. Avec cette manière de travailler, il n'est pas surprenant que cette tâche soit souvent négligée par manque de temps. Ce type de documentation conduit généralement à un chaos de paperasserie dont personne ne sait plus rien.

Comment remplir un journal de chantier numérique ?

La quantité d'écriture peut être considérablement réduite en utilisant un logiciel, par exemple en stockant les données des entreprises de manière centralisée et en copiant les descriptions des processus récurrents. L'utilisation d'un logiciel peut simplifier et accélérer la documentation des chantiers et réduire considérablement le stress de la gestion de chantier.

À cet effet, il existe le "Journal de chantier pour Windows", qui, en plus de toutes les fonctions de base nécessaires, a montré des forces particulières dans la documentation photographique et les applications pour appareils mobiles, Android et iOS. L'application Journal de chantier pour Android et iOS offre la possibilité de saisir les rapports de construction quotidiens directement sur le chantier.

Initialement, cela peut être limité à des entrées nécessitant peu de saisie, par exemple, des notes de quelques mots, ou l'enregistrement du nombre de travailleurs sur le chantier, c'est-à-dire les entreprises présentes, qui peuvent simplement être sélectionnées dans la liste des entreprises. Plus tard, au bureau, vous pouvez compléter le rapport avec le journal de chantier confortable pour Windows.

Il est également possible d'utiliser la fonction de dictée de l'application ou un logiciel de reconnaissance vocale tel que Google pour réduire davantage le besoin de taper.

Exigences logicielles

Les exigences les plus importantes pour un logiciel de journal de chantier sont :

- Facilité d'utilisation, afin que tout utilisateur "normal" puisse utiliser le programme.
- Réduction significative de la paperasserie grâce à des données de base et des fonctions de copie.
- Effort minimal requis pour l'apprentissage (pas besoin de formation ou de qualifications logicielles).
- Aide à la saisie de la documentation offrant tout le contenu requis comme une liste de contrôle.
- Enregistrement des employés sur le chantier, du travail quotidien et des heures de travail, de l'équipement et des machines.
- Enregistrement des défauts et création de listes de défauts individuelles.
- Vérification orthographique.
- Fonction de recherche pour un accès rapide et spécifique au contenu textuel.
- Intégration de photos du chantier, y compris des commentaires et l'attribution à l'entreprise.
- Possibilité de stockage numérique indépendant de la plateforme, par exemple sous forme de fichier PDF ou de page web.
- Reconnaissance par rapport à l'ancienne documentation (modèle/formulaires papier).
- Capacité à ajouter des plans et des documents aux rapports de construction.
- Réalisation de croquis et de dessins pour illustrer les informations écrites.
- Édition et commentaire des photos du chantier et sortie vers un album photo en ligne.
- Logiciel de saisie pour appareils mobiles (application pour Android et iOS) pour une documentation directe des travaux en cours.

Responsabilité pour les journaux de chantier mal tenus

L'importance d'un journal de chantier régulièrement tenu peut déjà être constatée dans le grand nombre de procédures judiciaires qui y sont associées.

Les architectes et ingénieurs superviseurs du chantier sont souvent également partiellement responsables des erreurs commises par les entreprises de construction si, par exemple, ils ne peuvent pas prouver sur la base du journal de chantier qu'ils ont donné une instruction qui aurait empêché une exécution défectueuse et les dommages qui en résultent. Des problèmes de responsabilité peuvent également survenir pour les chefs de chantier en cas d'accidents, car ils doivent vérifier et, le cas échéant, exiger le respect des réglementations de prévention des accidents correspondantes. Le journal de chantier est l'instrument de choix pour prouver que les violations de ces réglementations et les sources de danger qui en résultent ont été signalées en temps opportun.

La documentation du chantier est non seulement utile pour les raisons mentionnées ci-dessus, mais elle est également l'une des obligations du chef de chantier envers le client. En raison de la forte pression temporelle à laquelle les superviseurs de construction sont souvent soumis, cette tâche essentielle est souvent négligée. Cela peut être évité à l'aide d'un logiciel qui automatise les processus récurrents à tel point que le temps requis est considérablement réduit.

Le "Journal de chantier pour Windows" est une solution logicielle classique et facile à apprendre. Le programme est développé par Bauskript Software depuis 1999 et est constamment amélioré en étroite collaboration avec les clients. Le logiciel est disponible en version gratuite et limitée.

De plus, l'application Journal de chantier offre la possibilité d'utiliser des appareils mobiles tels que des smartphones ou des tablettes pour saisir les rapports de construction quotidiens directement lors de la visite du chantier.